Kris Degroote is afwezig bij de aanvang van de vergadering. Hij vervoegt de vergadering bij de behandeling van het agendapunt: meerjarenplanaanpassing 7 2020 -2025 Gemeente en OCMW.
Artikel 32 decreet lokaal bestuur
Ontwerpnotulen van 22 november 2023
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen, zoals voorgelegd door de algemeen directeur, goed te keuren.
Artikel 1 : De notulen van raad voor maatschappelijk welzijn van 22 november 2023 worden goedgekeurd.
Artikel 2 : Deze notulen worden elektronisch ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden.
Artikel 3 : Deze beslissing zal voor passend gevolg overgemaakt worden aan het diensthoofd Welzijn.
Artikel 32 decreet lokaal bestuur
Zittingsverslag van 22 november 2023
Aan de raad wordt gevraagd kennis te nemen van het zittingsverslag, zoals voorgelegd door de algemeen directeur.
Artikel 1 : De raad neemt kennis van het zittingsverslag van 22 november 2023.
Artikel 2 : Deze beslissing zal voor passend gevolg overgemaakt worden aan de dienst secretariaat.
Artikel 78 van het decreet lokaal bestuur
titel IV - Hoofdstuk 1 van het decreet lokaal bestuur
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus van lokale besturen en latere wijzigingen
Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningen-stelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 26 juni 2018 en latere wijzigingen
Omzendbrief KBBJ/ABB 2020/3 betreffende de aanpassing van de meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus.
Het meerjarenplan bevat de beleidskeuzes van het bestuur en de financiële vertaling ervan voor de volledige periode van het meerjarenplan.
Een aanpassing van het meerjarenplan bevat al de volgende onderdelen:
1° in voorkomend geval, de wijzigingen van de strategische nota;
2° het aangepaste financiële doelstellingenplan;
3° de aangepaste staat van het financieel evenwicht;
4° het aangepaste overzicht van de kredieten;
5° een aangepaste toelichting;
6° een motivering van de wijzigingen.
De periode van de aanpassing van het meerjarenplan blijft altijd de periode 2020-2025, maar de staat van het financieel evenwicht (zie 3°) beschrijft altijd de financiële consequenties voor ten minste drie toekomstige boekjaren.
Het aangepaste overzicht van de kredieten bevat de kredieten voor zowel het lopende als volgende boekjaar.
Er is één financieel evenwicht. Alleen het rapport M3 geeft de kredieten per entiteit weer. De vaststelling van de rapporten gebeurt door zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn, voor hun deel van de kredieten, en daarna keurt de Gemeenteraad ook nog eens het deel van het OCMW goed.
De meerjarenplanaanpassing 7 2020 - 2025 wordt vastgesteld als volgt:
| Budgettair resultaat | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 |
| I. Exploitatiesaldo | 1.476.497 | 2.663.678 | 1.171.618 | 1.991.880 | 393.442 | 1.701.125 | 1.657.499 |
| II. Investeringssaldo | -1.814.239 | -1.182.713 | -2.323.018 | -838.918 | -4.075.638 | -2.795.261 | -517.081 |
| IV. Financieringssaldo | 708.452 | -1.493.903 | 130.730 | -251.226 | 649.120 | 469.299 | -29.961 |
| V. Budgettair resultaat van het boekjaar | 370.709 | -12.938 | -1.020.671 | 901.736 | -3.033.076 | -624.837 | 1.110.457 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar | 3.679.462 | 4.050.171 | 4.037.233 | 3.016.562 | 3.918.298 | 885.222 | 260.385 |
| IX. Beschikbaar budgettair resultaat | 4.050.171 | 4.037.233 | 3.016.562 | 3.918.298 | 885.222 | 260.385 | 1.370.842 |
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om zijn deel van de meerjarenplanaanpassing 7 vast te stellen.
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn stelt zijn deel van de meerjarenplanaanpassing 7 2020 - 2025 (OCMW) vast;
Artikel 2: Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.
Artikel 84 van het decreet lokaal bestuur
- Beleidsdoelstelling 1. Herne is een solidaire en zorgzame gemeente, actieplan 1.1. Stimuleren van het principe van 'levenslang thuiswonen' Actie: 104: Ondersteunen van de oprichting van CADO dagverzorgingscentrum
- Decreet betreffende de woonzorg van 15 februari 2019
- Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers van 28/06/2019
- Vast Bureau 27/2/2023- Principiële goedkeuring tot samenwerking
Het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst voor de oprichting van een Centrum voor Dagopvang tussen Welzijnskoepel West-Brabant, lokaal bestuur Galmaarden en lokaal bestuur Herne past binnen actie 104 van het meerjarig beleidsplan. Met de oprichting van een CDO komen we tegemoet aan een maatschappelijke nood, zijnde het tijdelijk ontlasten van mantelzorgers en het creëren van een sociaal netwerk in een zorgcontext.
Er is een eenmalige inrichtingskost van 5000 euro ten laste van de beide lokale besturen.
Er zal een jaarlijkse afrekening naar de lokale besturen gebeuren door de welzijnskoepel als bijdrage in de tekorten. Een financiële simulatie gemaakt met als uitgangspunt een gemiddelde bezetting van 10 gebruikers doet vermoeden dat er nauwelijks tekorten zullen zijn. In het budget werd 10.000 euro ingeschreven als jaarlijkse mogelijke bijdrage. De eerste drie jaar wordt er vanuit het Agentschap Zorg en Gezondheid een integrale subsidie uitgekeerd, berekend op de vergunde 10 plaatsen. Erna zal er gesubsidieerd worden à rato het aantal gebruikers.
Aan de raad wordt voorgesteld om de samenwerkingsovereenkomst voor de oprichting van een Centrum voor Dagopvang goed te keuren met ingang vanaf 1/1/2024
Artikel 1: De raad keurt de samenwerkingsovereenkomst voor de oprichting van een Centrum voor Dagopvang met ingang vanaf 1 januari 2024 goed volgens de hierna vermelde tekst.
Artikel 2: Dit besluit wordt bekendgemaakt conform artikel 285 ev decreet lokaal bestuur.
Artikel 3: dit besluit wordt meegedeeld aan het lokaal bestuur Galmaarden en aan de welzijnskoepel.
Overeenkomst tussen
Welzijnskoepel West-Brabant, met maatschappelijke zetel Kapelleveld 8, 1742 Ternat, vertegenwoordigd door mevrouw Rita Triest, voorzitter, en de heer Roel Verlinden, algemeen directeur,
en anderzijds
Lokaal bestuur Galmaarden, met administratieve zetel Marktplein 17, 1570 Galmaarden, vertegenwoordigd door mevrouw Veerle Dero, voorzitter van de gemeenteraad, en Kristof Andries, algemeen directeur,
Lokaal bestuur Herne, met administratieve zetel Centrum 17, 1540 Herne, vertegenwoordigd door de heer Frank Nevens, voorzitter van de raad voor maatschappelijke welzijn, en Ann Naert, algemeen directeur,
Is overeengekomen wat volgt :
Artikel 1 : Vergunning en erkenning
Welzijnskoepel West-Brabant zorgt als initiatiefnemer voor de aanvraag en de verlenging van de vergunning en erkenning voor een centrum voor dagopvang (CDO) bij het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid.
Welzijnskoepel West-Brabant, met name de regionale dienst gezinszorg, staat in voor de uitbating van het centrum voor dagopvang, waarbij gestreefd wordt naar een gemiddelde bezettingsgraad van 10 gebruikers.
Welzijnskoepel West-Brabant begeleidt de inspecties en neemt de gepaste acties om de erkenning te behouden.
Welzijnskoepel West-Brabant neemt de verantwoordelijkheid op voor de aanvraag van de nodige attesten in het kader van de exploitatie, en met name de maaltijden (o.a. attest FAVV/ prijzendossier bij FOD economie).
Artikel 2 : Stuurgroep
Het CDO functioneert binnen de dienst gezinszorg van de Welzijnskoepel West-Brabant en valt voor haar dagelijkse werking onder de verantwoordelijkheid van de coördinator van de dienst gezinszorg en de algemeen directeur.
Strategische beslissingen, beslissingen over de interne afsprakennota of de opname-overeenkomst, beslissingen met financiële impact en eventuele problemen met betrekking tot de infrastructuur worden besproken met de lokale besturen van Galmaarden en Herne. Hiertoe wordt een stuurgroep opgericht. Deze stuurgroep bestaat uit 1 politiek vertegenwoordiger per gemeente, 2 vertegenwoordigers van de administratie van elk lokaal bestuur, en namens de Welzijnskoepel West-Brabant de coördinator van de dienst gezinszorg en de centrumverantwoordelijke. De stuurgroep houdt zich bij haar beslissingen aan de regels van besluitvorming die gelden binnen de respectievelijke besturen en organisatie.
Artikel 3 : Personeelsmiddelen
De regionale dienst voor gezinszorg zal verzorgend, coördinerend, leidinggevend en administratief personeel inzetten om de dagopvang te organiseren.
De reguliere personeelsequipe van het CDO bestaat uit:
- 2.5 VTE verzorgenden voor 10 plaatsen.
- 0,5 VTE BBP (= centrumverantwoordelijke)
Het leidinggevend en administratief personeel is datgene dat voorzien is voor de centrale werking van de dienst gezinszorg.
De werking van het CDO kan ondersteund worden door verzorgenden en begeleidend personeel van de gezinszorg (dagzorg) wanneer de continuïteit dit noodzaakt.
Artikel 4 : Infrastructuur
Het lokaal bestuur Galmaarden stelt een infrastructuur ter beschikking van Welzijnskoepel West-Brabant, teneinde de dagopvang te organiseren. Deze infrastructuur bevindt zich in Akkerwinde, Steenstraat 9, 1570 Galmaarden en bestaat uit een gemeenschappelijke leefruimte (die opdeelbaar is), inclusief ingerichte keuken, een aangepaste sanitaire ruimte en gedeeld gebruik van een lokaal met bureau. Ook de tuin is steeds toegankelijk voor de cliënten en de activiteiten van het centrum van dagopvang.
Voor het gebruik van deze infrastructuur is een huurovereenkomst afgesloten tussen lokaal bestuur Galmaarden en Welzijnskoepel West-Brabant.
In deze huurovereenkomst zijn afspraken gemaakt met betrekking tot de huurvergoeding. Inbegrepen in de huurvergoeding zijn de kosten, lasten, nutsvoorzieningen (water en elektriciteit), tele- en radiodistributie en brandverzekering – met afstand van verhaal ten aanzien van de gebruiker Welzijnskoepel West-Brabant.
Het lokaal bestuur Galmaarden is verantwoordelijk dat de infrastructuur voldoet aan de vereisten van de Vlaamse overheid, zoals vastgelegd in het decreet betreffende de woonzorg (Woonzorgdecreet van 15 februari 2019) en het besluit van de Vlaamse regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.
Onverminderd de bepalingen van artikel 5 zijn de wederzijdse verbintenissen inzake onderhoud en herstellingen van de verhuurde lokalen opgenomen in de huurovereenkomst gesloten tussen het lokaal bestuur Galmaarden en de Welzijnskoepel West-Brabant.
De centrumverantwoordelijke van het CDO kan gebruik maken van de bureauruimte die aanwezig is in het gebouw om daar te werken en gesprekken te voeren met cliënten. Gezien het gaat om gedeeld gebruik met de gemeentelijke verantwoordelijke voor de seniorenwoningen, dienen vaste dagen en uren per week afgesproken te worden. Deze afspraken worden gemeld aan de stuurgroep.
De helft van de gemeenschappelijke ruimte kan twee keer per maand een halve dag gebruikt worden (tijdens de openingsuren van het CDO) voor activiteiten voor de bewoners van de seniorenwoningen. Deze twee halve dagen worden vastgelegd voor 6 maanden, zodat dit tijdig gecommuniceerd kan worden naar de cliënten van de dagopvang.
Buiten de uren van de dagopvang is de helft van de gemeenschappelijke ruimte vrij toegankelijk voor de bewoners van de seniorenwoningen. Voorwaarde hiertoe is dat alle gebruiksvoorwerpen en benodigdheden van de dagopvang opgeborgen worden in gesloten kasten en dat de ruimte proper en opgeruimd achtergelaten wordt na gebruik.
Artikel 5 : inrichting en onderhoud
Welzijnskoepel West-Brabant staat in voor de inrichting van de gemeenschappelijke ruimte. Dit omvat het voorzien van aangepast meubilair, televisie en radio, laptop/tablet met internetverbinding, decoratie. Ze zorgt ook voor alle nodige hulpmiddelen, keukenbenodigdheden en alles wat nodig is om ter plaatse eten te maken en serveren. De aankoop van de materialen wordt teruggekoppeld met de stuurgroep.
Welzijnskoepel West-Brabant sluit een contract af voor afvalophaling met de bevoegde afvalmaatschappij en voorziet de nodige vuilbakken voor gescheiden afvalophaling.
Welzijnskoepel West-Brabant sluit een apart contract af met een internetprovider indien de bestaande internet-aansluiting in het gebouw niet voldoet voor de werking van het CDO.
Welzijnskoepel West-Brabant staat in voor het dagelijks onderhoud van de leefruimte. Lokaal bestuur Galmaarden zorgt voor het onderhoud van de overige ruimten (inclusief badkamer) en staat ook in voor het reinigen van de ramen van de leefruimte.
Lokaal besturen Galmaarden en Herne geven ieder een eenmalige subsidie van 5.000 euro voor de inrichting van de infrastructuur. Bij een eventuele stopzetting van de werking gaan de toestellen en materialen die aangekocht zijn met deze subsidies over naar de lokale besturen. De overige kosten van de inrichting worden gedragen door Welzijnskoepel West-Brabant.
Artikel 6 : Operationele werking
Dagelijks worden 2 verzorgende personeelsleden vast ingezet, een extra verzorgende wordt sporadisch ingezet indien de bezetting of de geplande activiteit dit vraagt. Deze verzorgende medewerkers worden aangestuurd door de centrumverantwoordelijke die ook ingeschreven is als begeleidend personeelslid. De centrumverantwoordelijke werkt onder de algemene leiding van de coördinator van de dienst gezinszorg.
De openingsuren van het centrum voor dagopvang worden bepaald door de stuurgroep.
De aankopen die nodig zijn voor de werking worden gedaan door Welzijnskoepel West-Brabant binnen de goedgekeurde budgetten. Naast het materiaal nodig voor inrichting en huishouding (zie artikel 4), gaat het om verzorgingsmateriaal, beschermingsmateriaal voor verzorgenden, materiaal ten dienste van de activiteiten en aankoop van drank en eten.
Aankopen worden normaal gedaan op factuur met betaling vanuit Welzijnskoepel West-Brabant. Voor kleine aankopen is er een kas voorzien in het CDO. De kasverrichtingen kunnen gebeuren met cash. We voorzien hiertoe een rekening waarop maandelijks een bedrag wordt gestort van 250 € verminderd met het geld dat nog beschikbaar is in de kas en op de rekening.
Voor het vervoer van en naar het centrum voor dagopvang kunnen de cliënten gebruik maken van de Minder Mobielen Centrale en de Dienst voor Aangepast Vervoer. Informatie hierover kunnen zij bekomen bij de lokale besturen.
Cliënten kunnen -indien praktisch haalbaar- ook gebruik maken van individueel vervoer door verzorgende personeelsleden van Welzijnskoepel West-Brabant. Informatie hiervoor kunnen zij bekomen bij Welzijnskoepel West-Brabant
Voor alle communicatie kan het CDO gebruik maken van de diensten van de communicatie-ambtenaren van de lokale besturen.
Voor de werking van het CDO is het een meerwaarde als vrijwilligers betrokken kunnen worden. De centrumverantwoordelijke van het CDO zal in dat geval instaan voor het aansturen en coördineren van de vrijwilligerswerking. De aanwerving en toeleiding gebeurt via de gemeente. Het vrijwilligersbeleid in het CDO wordt uitgewerkt door stuurgroep. De verzekering voor de vrijwilligers loopt via de lokale besturen.
Artikel 7 : Financiële afspraken
Cliëntbijdrage:
De cliëntbijdrage per uur wordt bepaald door de stuurgroep. In deze uurprijs zijn volgende elementen vervat: opvang, dagactiviteiten, verzorgingsmateriaal, versnaperingen, water en koffie.
De minimumaanwezigheid van cliënten bedraagt 3 opeenvolgende uren.
Jaarlijks gebeurt een aanpassing van de uurprijs aan de index.
Ontbijt en/of middagmaal worden apart aangerekend aan de cliënt, evenals dranken buiten koffie en water. De bijdragen voor eten en drank worden bepaald door de stuurgroep, op basis van de kosten.
Inwoners van Galmaarden en Herne krijgen een korting op de bijdrage per uur. Deze wordt bepaald door de stuurgroep.
Inwoners van de seniorenwoningen in Akkerwinde mogen een halve dag per week (4 uur) gratis deelnemen aan het centrum voor dagopvang. De gederfde cliëntbijdragen worden gedragen door het lokaal bestuur Galmaarden. Deze kosten worden mee opgenomen in de jaarlijkse eindafrekening van de Welzijnskoepel naar de lokale besturen.
Facturatie aan gebruikers:
We werken met een gezamenlijk factuur naar de cliënt. Hierop kunnen ook andere kosten aangerekend worden die goedgekeurd werden door de FOD economie (middagmaal).
De andere kosten dienen rechtstreeks verrekend te worden met de cliënten. (bvb kapper/ pedicure, grote uitstap, speciale activiteit,…). Deze worden buiten de rekening van het CDO gehouden.
Afspraken met betrekking tot verdeling van kosten en inkomsten:
Wanneer de verzorgende personeelsleden van het lokale bestuur Herne tewerk gesteld worden in het centrum, geldt de regeling voor het doorstorten van de subsidievoorschotten en de eindafrekening zoals bij de gezinszorg binnen Welzijnskoepel West-Brabant. Verzorgende personeelsleden van andere lokale besturen kunnen niet tewerkgesteld worden in het CDO.
De afspraken voor de bijdragen in de loonkost van het verzorgend personeel van Welzijnskoepel West-Brabant die gehanteerd worden voor de reguliere gezinszorg, gelden ook voor het CDO (= verdeling op basis van het aantal uren gepresteerd op het grondgebied). Uren tewerkgesteld in het CDO worden evenredig verdeeld over Herne en Galmaarden, elk voor de helft.
De afspraken met betrekking tot de bijdrage in de werkingskost die gelden voor de reguliere gezinszorg binnen Welzijnskoepel West-Brabant, geldt ook voor het CDO (= verdeling op basis van het aantal uren gepresteerd op het grondgebied). Uren tewerkgesteld in het CDO worden evenredig verdeeld over Herne en Galmaarden, elk voor de helft
De CDO-subsidie en de cliëntbijdragen worden gebruikt voor het betalen van de huurvergoeding, de loonkost van de centrumverantwoordelijke (0,5 VTE) en de dagelijkse werkingskosten (met uitzondering van kosten voor maaltijd en dranken). De kosten voor maaltijden en dranken worden rechtstreeks doorgerekend naar de cliënten.
Wanneer zich na verrekening van alle inkomsten en uitgaven een operationeel verlies zou voordoen, wordt dit gedragen door de lokale besturen Herne en Galmaarden, waarbij ieder de helft draagt. Welzijnskoepel West-Brabant geeft tijdens elke bijeenkomst van de stuurgroep een financiële stand van zaken, zodat tijdig geanticipeerd kan worden.
Wanneer zich na verrekening van alle inkomsten en uitgaven een operationele winst zou voordoen, beslist de stuurgroep over de bestemming van deze middelen, zoals het aanleggen van een reserve, een extra activiteit, aankopen voor de inrichting, verlaging van de gebruikersbijdrage, …
Opmaken jaarrekening aan subsidiërende overheid:
Het CDO wordt in een apart activiteitencentrum ondergebracht in de boekhouding van Welzijnskoepel West-Brabant. Welzijnskoepel maakt de jaarrekening op. De lokale besturen Galmaarden en Herne bezorgen desgevallend de nodige info op vraag van Welzijnskoepel.
Artikel 8 : Aanvang en duur
Deze overeenkomst neemt een aanvang op 01/01/2024 en geldt voor onbepaalde duur.
De overeenkomst kan door elke van de partijen opgezegd worden met een per post aangetekende brief gericht aan de voorzitters van de andere partijen vergezeld van de beslissing van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn / raad van bestuur waarin besloten werd tot beëindiging.
Indien de opzeg aangetekend gegeven wordt vóór 1 juli van het lopende budgetjaar, dan eindigt de opzegperiode op 31 december van het lopende budgetjaar.
Indien de opzeg aangetekend gegeven wordt na 1 juli van het lopende budgetjaar, dan eindigt de opzegperiode op 31 december van het volgende budgetjaar.
In beide gevallen kan deze opzegtermijn verkort worden in geval Welzijnskoepel West-Brabant gedurende de opzegperiode een alternatief gevonden heeft waardoor zij zich in een gelijkaardige situatie kan plaatsen als voor de opzegging.
Deze overeenkomst wordt opgemaakt in 3 exemplaren waarvan één is bestemd voor beide partijen.
Gedaan te … op …
Namens Welzijnskoepel West-Brabant
De algemeen directeur Voorzitter
Roel Verlinden Rita Triest
Namens het lokaal bestuur Galmaarden
De algemeen directeur Voorzitter van de gemeenteraad
Kristof Andries Veerle Dero
Namens het lokaal bestuur Herne
De algemeen directeur Voorzitter van de raad voor maatschappelijke welzijn
Ann Naert Frank Nevens,
Aan de raad wordt voorgesteld het besluit van het vast bureau van 6 december 2023 houdende de goedkeuring van de agenda voor deze Buitengewone Algemene Vergadering en de vaststelling van het mandaat te bekrachtigen.
Artikel 1: De raad bekrachtigt het besluit van het vast bureau houdende de goedkeuring van de agenda voor deze Buitengewone Algemene Vergadering en de vaststelling van het mandaat.
Artikel 2: Dit besluit wordt meegedeeld aan Haviland Intercommunale.
Er zijn geen mondelinge, noch schriftelijke vragen.
Namens OCMW-raad,
Ann Naert
Algemeen Directeur
Frank Nevens
Voorzitter Raad voor Maatschappelijk Welzijn