Besluit

Artikel 1: De samenwerkingsovereenkomst voor de opstart van een babytheek goed te keuren volgens de hierna vermelde tekst.

Artikel 2: Het huishoudelijk reglement voor de opstart van een babytheek goed te keuren volgens de hierna vermelde tekst.

 

Artikel 3: De samenwerking na één jaar te evalueren en zo nodig bij te sturen of stop te zetten.

Artikel 4: De werkingsbijdrage van 0,05 euro per inwoner en de forfaitaire bijdrage van 250 euro goed te keuren.

Artikel 5: Dit besluit bekend te maken conform de bepalingen van artikel 285 ev decreet lokaal bestuur.

 

Artikel 6: Dit besluit mee de te delen aan de lokale besturen Bever en Galmaarden en aan het Huis van het kind Pajottenland.

 

 

Samenwerkingsovereenkomst Babytheek

Bever – Galmaarden – Herne

                                                                                                                                                                                                         

Dit document is een samenwerkingsovereenkomst tussen:

-          Lokaal bestuur Bever, Plaats 10, 1547 Bever, vertegenwoordigd door Dirk Willem, voorzitter van de gemeenteraad en Ann Sevenoo, algemeen directeur.

-          Lokaal bestuur Herne, Centrum 17, 1540 Herne, vertegenwoordigd door Kris Degroote, voorzitter van de gemeenteraad en Ann Naert, algemeen directeur

-          Lokaal bestuur Galmaarden, Marktplein 17, 1570 Galmaarden, vertegenwoordigd door Gunther De Smedt, voorzitter van de gemeenteraad en Kristof Andries, algemeen directeur

-          Huis Van Het Kind Pajottenland, dat het project als partner ondersteunt op administratief en financieel vlak en de externe contacten behartigt.

om een intergemeentelijk project genaamd “babytheek” te organiseren.

 

Wat is de babytheek?

 

De babytheek is een samenwerkingsverband tussen de lokale besturen Bever, Galmaarden en Herne, ondersteund door Huis van het Kind Pajottenland en vzw de transformisten.

Een babytheek is een uitleendienst/bibliotheek voor babyspullen die doorgaans gebruikt worden in de eerste 12 maanden na de geboorte. Op die manier kunnen ouders of grootouders, mits het betalen van lidgeld, op een toegankelijke manier gebruikte, maar nog bruikbare spullen door andere ouders laten hergebruiken.  

 

De babytheek streeft hiermee naar een duurzame ruileconomie in het hergebruik van materialen en wil alle (kwetsbare) gezinnen bereiken.

 

De babytheek wordt financieel ondersteund door onderstaande partners:

 

 

De babytheek is een intergemeentelijk samenwerkingsproject tussen de lokale besturen Bever, Galmaarden en Herne en is gevestigd in GC Baljuwhuis, Kammeersweg 2 te 1570 Galmaarden.

 

De babytheek wordt aangestuurd door een stuurgroep bestaande uit de bevoegde schepen en ambtenaar van de drie deelnemende lokale besturen.

 

Alle beslissingen over het dagelijks bestuur, gevat door deze overeenkomst en het huishoudelijk reglement, worden in consensus genomen. Indien vereist worden aanpassingen goedgekeurd door elk van de colleges van burgemeester en schepenen of de gemeenteraden.

 

De babytheek is gehuisvest in GC Baljuwhuis, Kammeersweg 2, 1570 Galmaarden en heeft er een fysieke uitleenbalie.

 

Doelstellingen

• Stimuleren van duurzaamheid en herbruikbaarheid
• Aanbod van kwalitatieve en duurzame babyspullen die je vaak maar kort nodig hebt
• De mogelijkheid om producten te testen zonder ze meteen te moeten aankopen
• Verkleinen van de afvalberg
• Oplossingen bieden, ook voor mensen die beperkte financiële mogelijkheden hebben om spullen aan te kopen of op te slaan

 

Werking babytheek

Er wordt gestart met een beperkt aantal openingsmomenten per maand. Die momenten vallen samen met de consultatiedagen van Kind en Gezin. De frequentie en gekozen dagen van openingsmomenten kunnen bijgestuurd worden, indien nodig, maar telkens in samenspraak met en na akkoord van de stuurgroep.

De uitleenmomenten worden verzorgd door vrijwilligers. Hiervoor wordt een vrijwilligersovereenkomst opgesteld. De vrijwilligers worden vergoed volgens een vrijwilligersvergoeding.

De praktische werking van de babytheek wordt verder geconcretiseerd in een huishoudelijk reglement.

 

Engagement van de organiserende lokale besturen

 

Administratie/organisatie

Het ondersteunende werk wordt verdeeld onder de bevoegde medewerkers van de 3 deelnemende lokale besturen. Iedere lokaal bestuur presteert 3u administratie per week (afhankelijk van de nood zal dit aantal uren worden geëvalueerd waarbij het een aandachtspunt blijft dat de takenlast evenredig verdeeld blijft). Huis van het Kind biedt administratieve ondersteuning op afroep en verzorgt de externe communicatie, promotie en contacten.

 

Financieel

-          Lokaal bestuur Galmaarden centraliseert en beheert de budgetten voor dit project.

-          De deelnemende lokale besturen voorzien jaarlijks een budget van minimum 250 euro aan vaste werkingskosten. De lokale besturen maken jaarlijks, op basis van een factuur, hun deelname in de vaste werkingskosten over.

-          De werking van de babytheek wordt financieel gedragen door de betaling van lidgelden.

-          Elk lokaal bestuur voorziet jaarlijks ook een bijdrage van 0,05 euro per inwoner. Deze wordt enkel aangesproken indien noodzakelijk. De ontvangen lidgelden worden eerst aangesproken als financieringsbron. Bij eventuele tekorten, wordt de gemeentelijke bijdrage aangesproken.

-          De door lokaal bestuur Galmaarden gemaakte eenmalige opstartkost wordt verdeeld volgens een verdeelsleutel op basis van het aantal inwoners van 31/12/2020. Lokaal bestuur Galmaarden vordert de bijdragen van de lokale besturen Bever en Herne terug via facturatie. De opstartkost wordt in elk lokaal bestuur eenmalig gebudgetteerd.

 

Er wordt jaarlijks een financieel eindverslag opgemaakt, waarbij de geraamde budgetten geëvalueerd worden. Het financieel eindverslag wordt ter vaststelling voorgelegd aan de colleges van burgemeester en schepenen. Op basis van dit eindverslag zal lokaal bestuur Galmaarden de bijdrage van de lokale besturen Herne en Bever die de vaste werkingskosten overstijgen, berekenen en factureren.

 

Vrijwilligers

Lokaal bestuur Galmaarden staat in voor de aanwerving en de vergoeding van de vrijwilligers. De lokale besturen Herne en Bever vergoeden de vrijwilligers uit hun gemeente door terugbetaling van de bijdrage van de vrijwilligersvergoeding aan lokaal bestuur Galmaarden.

De vergoeding wordt vastgesteld op 15 euro per prestatie. De vrijwilliger draagt zelf de verantwoordelijkheid om de maximaal toegelaten vrijwilligersvergoedingen op jaarbasis niet te overschrijden.

De vrijwilligers ondertekenen een afsprakennota en worden voor hun activiteit afdoend verzekerd.

Meer info: www.vlaanderenvrijwilligt.be

 

 

Logistiek

Lokaal bestuur Galmaarden staat in voor het gratis ter beschikking stellen van de locatie.

Lokaal bestuur Galmaarden staat in voor het onderhoud van het lokaal. Dit zal doorgerekend worden bij de vaste werkingskosten naar de andere partners.

 

Communicatie

Alle communicatie over het project dient te gebeuren vanuit de intergemeentelijke stuurgroep. Op alle communicatiedragers worden alle partners vermeld.

 

Rapportering

Aan het einde van elk kalenderjaar wordt een jaarverslag opgesteld door de stuurgroep. Dit jaarverslag wordt ter kennisgeving bezorgd en toegelicht aan de gemeenteraad.

 

Uitvoering van de samenwerking

 

Elke partner zet zich actief in om de doelstelling van het project te realiseren o.m. door de gemaakte afspraken te respecteren en in te staan voor een zorgvuldige uitvoering van het project, rekening houdend met de werkzaamheden van andere gebruikers.

Deze samenwerking is een feitelijke samenwerking. Het samenwerkingsverband heeft geen rechtspersoonlijkheid.

 

Duur van de overeenkomst

 

Duur

De samenwerking vangt aan op de datum van ondertekening van de overeenkomst en wordt aangegaan tot 6 maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. De overeenkomst wordt verlengd binnen de 6 maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad op voorwaarde dat de samenwerkingsovereenkomst door de respectievelijke gemeenteraden wordt herbevestigd.

 

Verbreking

De overeenkomst wordt verbroken bij het niet naleven van de overeengekomen doelstellingen, of inbreuken op afspraken uit deze overeenkomst, in samenspraak met en na akkoord van alle partijen.

 

 

Voor akkoord,

 

Lokaal bestuur Bever

(datum + handtekening)

 

Lokaal bestuur Galmaarden

(datum + handtekening)

 

Lokaal bestuur Herne

(datum + handtekening)

 

Huis van het kind Pajottenland

 

 

Huishoudelijk Reglement Babytheek Bever, Galmaarden, Herne

Dit huishoudelijk reglement heeft tot doel de werking van de intergemeentelijke babytheek te verduidelijken en de afspraken tussen de organisator en de gebruiker duidelijk te maken.

Met “de babytheek” als orgaan wordt bedoeld: de stuurgroep van de intergemeentelijke babytheek, ter plaatse vertegenwoordigd door een aangestelde vrijwilliger.

1. De babytheek is gehuisvest in GC Baljuwhuis, Kammeersweg 2, 1570 Galmaarden en heeft er een fysieke uitleenbalie.
2. De openingsuren worden ter plaatse en via de website:

https://babytheekbevergalmaardenherne.myturn.com/library/ bekendgemaakt

1. Leden moeten meerderjarig zijn (18 jaar of ouder) om lid te kunnen worden van de babytheek of zich door een meerderjarige laten vertegenwoordigen bij hun aanmelding als lid. Er kan gemotiveerd worden afgeweken worden van deze regel door de stuurgroep van de babytheek.
2. Het lidgeld voor de babytheek bedraagt 30 euro per jaar. Het lidgeld wordt geïnd via overschrijving of betaling via Payconiq. Het lidmaatschap gaat in van zodra het lidgeld werd ontvangen door de babytheek. Het lid wordt daarvan in kennis gesteld.

Het lidgeld voor een sociaal abonnement bedraagt 15 euro per jaar. Een sociaal abonnement kan worden toegekend na een sociaal onderzoek op basis van een beslissing van het bevoegde Bijzonder Comité Sociale Dienst.

1. Leden die babymateriaal ontlenen, gaan door hun lidmaatschap akkoord met de bepalingen van dit huishoudelijk reglement dat ook op de website van de babytheek te raadplegen is. Voorafgaand aan de eerste uitlening worden zij nogmaals van de inhoud van het reglement op de hoogte gebracht.
2. De verificatie van het lidmaatschap gebeurt door het tonen van de identiteitskaart.
3. Uitgeleende voorwerpen mogen enkel gebruikt worden voor persoonlijk gebruik en niet voor handelspraktijken, verhuur, commerciële en professionele activiteiten. Ze mogen niet worden doorgegeven.
4. Enkel leden worden toegelaten om de voorwerpen van de babytheek persoonlijk te gebruiken. In geval van schade veroorzaakt door niet-leden, wordt het lid dat het item ontleend heeft verantwoordelijk gesteld voor deze schade, en zal dit lid instaan voor de herstelkosten of vervanging.
5. Elk voorwerp, inclusief alle toebehoren, zal voor en na elke ontlening gezamenlijk nagekeken worden door de ontlener en een babytheekmedewerker. Alle voorwerpen moeten in dezelfde staat teruggebracht worden als waarin ze werden uitgeleend, op normale slijtage na. De ontlener staat in voor eventueel verlies, diefstal of schade van de voorwerpen.
6. Het lid dient het voorwerp zorgvuldig schoon te maken alvorens het terug te brengen. Alle textiel (ook onderdelen) moet gewassen teruggebracht worden. Indien hieraan niet voldaan wordt, zal de babytheek hiervoor 5 euro aanrekenen per item dat niet proper is.
7. Als een voorwerp ernstig beschadigd wordt teruggebracht, waardoor het moet worden vervangen, staat het lid dat dit item het laatst ontleende, in voor de vervangingskosten.
8. Er zijn twee uitleentermijnen.

-          Lange termijn voorwerpen kunnen tot 6 maanden uitgeleend worden. Verlenging van de uitleentermijn is mogelijk, tot maximum 1 jaar.

-          Korte termijn voorwerpen kunnen tot 1 maand uitgeleend worden. Verlenging van de uitleentermijn is mogelijk, tot maximum 3 maanden.

Termijnverlengingen zijn enkel mogelijk indien het betreffende voorwerp niet door andere leden werd aangevraagd.

1. Er kunnen tegelijkertijd slechts 5 voorwerpen worden ontleend.
2. Voorwerpen kunnen pas vanaf 4 maanden voor de effectieve ontlening gereserveerd worden.
3. De reservatie vervalt indien de voorwerpen niet opgehaald worden binnen de eerste twee openingsdagen van de babytheek volgend op startdatum reservatie.
4. Ontleende voorwerpen dienen teruggebracht te worden tegen de afgesproken vervaldatum op een moment dat de babytheek geopend is. De Babytheek behoudt het recht om hernieuwingen te weigeren en zal dit doen op basis van de vraag.
5. Indien een voorwerp te laat teruggebracht wordt, zal een boete van 5 euro per item per openingsdag opgelegd worden. Boetes dienen steeds eerst betaald te worden alvorens er een ander voorwerp ontleend kan worden. De Babytheek behoudt zich het recht voor om boetes kwijt te schelden in geval van aanvaardbare gemotiveerde omstandigheden.
6. De babytheek behoudt zich het recht voor om niet-teruggebrachte voorwerpen of niet-betaalde boetes op te eisen, en de kosten hiervan te verhalen op het verantwoordelijke lid.
7. Leden erkennen dat de babytheek niet verantwoordelijk is voor productie-, materiaal-, of kwaliteitsdefecten van het uitgeleende materiaal.
8. De vrijwilligers van de babytheek zijn tijdens de openingsuren steeds beschikbaar voor uitleg over de voorwerpen. Echter, van zodra een voorwerp uitgeleend wordt, verklaart het lid dat het in staat is om het voorwerp op een veilige en juiste manier te gebruiken. Het lid verklaart daarbij ook dat alle mogelijke schade, inclusief lichamelijke letsels, berokkend door het voorwerp, niet kan verhaald worden op de babytheek en volledig ten laste van het lid valt.
9. Bij elk teken van onveiligheid of breuk van een ontleend voorwerp, verbindt de ontlener er zich toe het gebruik van het voorwerp dadelijk stop te zetten. In dat geval dient hij of zij het voorwerp zo spoedig mogelijk terug te brengen en de toestand van het voorwerp te melden aan de babytheek.
10. De babytheek behoudt zich te allen tijde het recht voor om een uitlening van babyvoorwerpen te weigeren. De babytheek mag leden weigeren bij het meermaals verliezen of beschadigen van spullen.

 

 

Het huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd door de gemeenteraden van de deelnemende lokale besturen Bever, Herne en Galmaarden.