Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het gebruikersreglement de Kring goed volgens de hiernavermelde tekst.

 

Artikel 2: De gemeenteraad geeft de bevoegdheid aan het college om de tarieven voor het verbruik van de nutsvoorzieningen, aan te passen indien nodig. 

 

Artikel 3: Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2022.

 

Artikel 4: Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.

 

 

GEBRUIKERSREGLEMENT De Kring

Dit reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 september 2022 en treedt in werking op 1 oktober 2022.

Art. 1 Algemeen
Het lokaal bestuur Herne wil bouwen aan het gemeenschapsleven, het sociaal weefsel versterken en het verenigingsleven ondersteunen. Om deze redenen stelt het lokaal bestuur infrastructuur ter beschikking voor verenigingen.

Dit reglement is van toepassing op de zaal De Kring, Centrum 20 in Herne.

 

Art. 2 Bestemming en gebruikers
De infrastructuur kan, bij naleving van onderhavig reglement, gebruikt worden door verenigingen om er activiteiten te organiseren.

Zijn niet toegelaten:
- Gokwedstrijden
- Activiteiten die een gevaar voor het publiek kunnen opleveren of die in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden.
- Fuiven

 

Art. 3 Beschikbare infrastructuur

a) Benedenzaal
- Zaal met vast aanwezige materialen: tafels en stoelen
- Uitgeruste toog met tapinstallatie, frigo’s en glazen
- Keuken met gasvuren, frigo’s, bakoven, koffiezet, steamer, friteuse, afwasmachine, keukengerief,… de materialen worden opgelijst in een aparte inventaris.
- Gemeenschappelijke toiletten

b) Café
- Tafels en stoelen
- Uitgeruste toog met tapinstallatie, frigo’s en glazen
- Gemeenschappelijke toiletten

De bovenzaal is niet te huur maar kan, na afspraak, door de gebruiker betreden en gebruikt worden. Bezoekers zijn in de bovenzaal niet toegelaten.
Het café is enkel te gebruiken bij de huur van de zaal.

Een inventaris van de beschikbare materialen is te verkrijgen bij de dienst vrije tijd.
De maximale capaciteit zoals beschreven in het brandweerverslag, dient te worden nageleefd. Dit verslag is te verkrijgen bij de dienst vrije tijd.

 

BIJZONDER BEPALINGEN OP HET GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR EN HET MATERIAAL

Art. 4 Dienstregeling

a) Zaal
De zaal wordt tussen 8u en 3u ’s nachts ter beschikking gesteld. Om 3u dienen de medewerkers de zaal te verlaten.

b) Café
Het algemeen politiereglement Pajottenland is van toepassing:
- Artikel 117. De uitbaters van koffiehuizen en van publieke inrichtingen waar gegiste en sterke dranken worden geserveerd en die niet milieu- of omgevingsvergunningsplichtig zijn, moeten hun drankgelegenheid sluiten om 2 uur ’s nachts van maandag tot vrijdag en om 3 uur ’s nachts op zaterdag, zondag en feestdagen.

 

Art. 5 Toegang
Elke gebruiker dient dit gebruikersreglement na te leven. Bij niet-naleving van dit reglement kan het college van burgemeester en schepenen de verdere toegang tot de infrastructuur ontzeggen en/of een beroep doen op de politiediensten. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de bezoekers eveneens het reglement naleven.

Alleen de opengestelde en gereserveerde gedeelten van de infrastructuur zijn toegankelijk voor de gebruiker en het publiek en dit uitsluitend via de daartoe bestemde ingangen.

 

Art. 6 Gebruikers
Het gebruik van de infrastructuur is beperkt tot de gebruiker, activiteit, periode en plaats, zoals bepaald op het aanvraagformulier.

 

Art. 7 Gebruik

De gebruiker is vrij te kiezen welke drankenleverancier hij neemt. Alle afspraken gebeuren via de gebruiker.

Voor de activiteit:
- Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt in principe vanaf de voormiddag die aan de activiteit voorafgaat, maar mag voorafgaande activiteiten niet storen. Wijzigingen dienen afgesproken te worden met de dienst vrije tijd.
- Aan bestaande installaties (toestellen, opstellingen, vaste installaties, …) mag niets gewijzigd worden.
- De gebruiker staat in voor de strikte naleving van de maximale capaciteit van bezoekers.
Het lokaal bestuur noch haar aangestelden kunnen enige aansprakelijkheid dragen voor de schadelijke gevolgen die rechtstreeks of onrechtstreeks in enig verband staan met het toelaten van een te hoog aantal personen.

Na de activiteit:
- De keuken, toiletten, café (bovenzaal indien deze gebruikt wordt) dienen volledig gepoetst te worden met nat.
- De benedenzaal dient afvalvrij en uitgeborsteld te zijn.
- Alle materialen (tafels, stoelen, keukengerief, glazen,…) worden proper teruggeplaatst op hun oorspronkelijke plaats.
- De keukenmaterialen (ovens, gasvuren, koelkasten, afwasmachine, koffiezet, vriezer,… ) worden proper gemaakt.
- De gebruikte infrastructuur wordt volledig afvalvrij gemaakt (ook flyers, affiches,…), Dit geldt voor zowel de vloer, toog, toiletten en keuken.
- Het afval dient gesorteerd te worden volgens de gangbare normen en wordt in vuilzakken van de gemeente geplaatst (zwarte voor restafval, blauwe voor PMD). De zakken dienen door de gebruiker meegenomen te worden.

Erkende Hernse verenigingen kunnen via de milieudienst een afvalcontainer voor restafval huren.
- De vuilniszakken worden door de gebruiker meegenomen evenals lege flessen, bokalen, karton en papier, enz.
- Het is ten strengste verboden frituurvet te dumpen in de zakken voor het restafval, in de afwasmachine of in andere afvoerleidingen. Het frituurvet kan verzameld worden in de container die daarvoor buiten voorzien is.
- Op het einde van de activiteit worden alle materialen die niet tot het patrimonium van de gemeente behoren, weggehaald.
- Alle lichten worden gedoofd en waar mogelijk worden de deuren gesloten.
- De gebruiker dient de volgende benodigdheden mee te brengen: afwaszeep, vaatdoeken, vuilniszakken van de gemeente Herne (zwarte voor restafval, blauwe voor PMD) toiletpapier,…

Eventueel achtergelaten afval wordt op kosten van de gebruiker verwijderd.

De controle op het net en correct nalaten van de zaal en de toebehoren gebeurt door een medewerker, aangesteld door het lokaal bestuur. De gebruiker verklaart zich akkoord met de bevindingen opgesteld door deze medewerker. Verkiest de gebruiker echter een tegensprekelijke vaststelling dan dient hij hiervoor de nodige afspraken te maken met het lokaal bestuur. De vaststelling moet gebeuren binnen een kort tijdsbestek na het gebruik van de zaal zodat de volgende reservaties niet in het gedrang komen.

 

Art. 8 Verbodsbepalingen
- Het is strikt verboden te roken in de infrastructuur.
- De noodverlichting mag niet bedekt of uitgeschakeld worden.
- De toegangsdeuren en nooduitgangen moeten steeds vrij zijn.
- Het is niet toegestaan brand veroorzakende materialen in het gebouw te plaatsen.
- Het is niet toegestaan de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven.
- De gemeentelijke eigendommen kunnen niet betreden worden buiten de gereserveerde uren.
- Het is verboden geluidsoverlast te veroorzaken (cf. politiereglement/feest- en fuifreglement).
- Het is verboden vuur aan te steken in en rond de gebouwen
- Er kunnen geen activiteiten georganiseerd worden die de goede naam van de gemeente in het gedrang brengen.

 

Art. 9 Schoonmaak
De schoonmaak van alle oppervlakken en materialen moet gebeuren onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit of volgens de richtlijnen van de medewerker en in elk geval ten laatste in de voormiddag van de dag na de gereserveerde datum.
Het nodige poetsgerief (borstel, aftrekker, dweil, emmer) wordt voorzien. De schoonmaak dient te gebeuren zoals vermeld in artikel 7 van dit reglement.

 

Indien het gebouw en de gebruikte lokalen niet in zijn oorspronkelijke staat wordt achtergelaten (zoals omschreven in artikel 7), zal de gebruiker een vergoeding worden aangerekend aan 40 euro/uur, met een minimum van 150 euro.

Voorbeeld:
- Er dient 6u gepoetst te worden  6 x 40 euro = 240 euro.
- Er dienst 3u gepoetst te worden  3 x 40 euro = 120 euro. Er wordt 150 euro aangerekend.

 

Art. 10 Wetgeving
Elke gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle voorschriften van de gemeente en alle bovenlokale overheden, van auteursrechten, van politiereglementen, de gemeentelijke reglementen en van de wet op de handelspraktijken.

Sabam en de billijke vergoeding zijn voor rekening van de gebruiker. De aanvraag kan gebeuren via www.unisono.be

 Elke activiteit dient aangevraagd te worden via het portaal Eaglebe om de nodige vergunningen te bekomen (geluid, sterke drank,…).

 

Art. 11 Verzekering
De gebruiker dient een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor lichamelijke en materiële schade af te sluiten voor zijn activiteit.
Het lokaal bestuur sluit een brandverzekering en een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af.

 

Art. 12 Schade
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw en aan het meubilair zowel door hemzelf, zijn aangestelden als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.
Een schadevergoeding wordt de gebruiker aangerekend ten bedrage van herstelling- of vervangingskosten. Eventuele beschadigingen of diefstal moeten onmiddellijk gemeld worden aan de dienst vrije tijd. Bij herhaalde of ernstige beschadiging kan de betrokken organisatie, vereniging of privépersoon voor een bepaalde periode geschorst of uitgesloten worden van de dienstverlening. Het College van Burgemeester en Schepenen neemt deze beslissingen.

 

Art. 13 Bezichtiging en bezetting van de lokalen
Indien men de zaal of het lokaal op voorhand wenst te bezichtigen, dient men contact op te nemen met de dienst vrije tijd. Ook voor de bezetting van de lokalen, kan er met de dienst contact opgenomen worden.

AANVRAAG

Art. 14 Aanvraagprocedure

a) Indienen aanvraag

De aanvrager richt een aanvraag op het daartoe bestemde formulier aan de dienst vrije tijd.

Reservaties kunnen ten vroegste 1 jaar en ten laatste 1 maand op voorhand aangevraagd worden. Voor eenvoudige activiteiten met een beperkte impact kan het CBS verkortingen van deze termijn toestaan.

b) Bevestiging aanvraag

De dienst vrije tijd meldt de ontlener of de aanvraag is goedgekeurd of niet binnen een termijn van 5 werkdagen. De reservering is pas definitief na betaling van een waarborg van 150 euro.

Verdere afspraken zullen erna worden gemaakt.

 

Art. 15 Wijze van betaling

Elke gebruiker dient bij reservatie de waarborg van 150 euro te betalen. Na de activiteit wordt de afrekening opgestuurd.

Deze prijzen zijn geldig vanaf het moment dat dit reglement in voege treedt.

 

Art. 16 Tarieven

Huur
zaal: 400 euro voor één dag en 200 euro per extra dag
café: 100 euro voor één dag en 50 euro per extra dag

Verenigingen buiten Herne betalen 100 euro extra per dag

Verbruik
Het werkelijk verbruik wordt aangerekend aan de volgende tarieven

* water: gemiddelde prijs van de laatste factuur
* elektriciteit: tarief zoals vermeld op de website van de VREG als geschatte jaarprijs per maand voor de categorie woning met 7500 kwh dagverbruik en 12.500 kwh nachtverbruik.
* gas: tarief zoals vermeld op de website van de VREG als geschatte jaarprijs per maand voor de categorie woning met verbruik van - 17.000 kwh

Het gebruik van de toiletten en eventueel de bovenzaal, is inbegrepen in de prijs.

 

Art. 17 Slotbepalingen

Alle beslissingen in uitvoering van onderhavig reglement waarvoor geen specifieke maatregelen voorzien zijn, behoren tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Bijlagen:
Aanvraagformulier