Gelet op de afwezigheid van Frank Nevens, voorzitter van de gemeenteraad zit burgemeester Kris Poelaert, aangeduid als waarnemend voorzitter van de gemeenteraad, de vergadering voor.
Artikel 32 decreet lokaal bestuur
Ontwerpnotulen van 26 juni 2024
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen, zoals voorgelegd door de algemeen directeur, goed te keuren.
Artikel 1 : De notulen van raad voor maatschappelijk welzijn van 26 juni 2024 worden goedgekeurd.
Artikel 2 : Deze notulen worden elektronisch ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden.
Artikel 3 : Deze beslissing zal voor passend gevolg overgemaakt worden aan het diensthoofd Welzijn.
Artikel 32 decreet lokaal bestuur
Zittingsverslag van 26 juni 2024
Aan de raad wordt gevraagd kennis te nemen van het zittingsverslag, zoals voorgelegd door de algemeen directeur.
Artikel 1 : De raad neemt kennis van het zittingsverslag van 26 juni 2024.
Artikel 2 : Deze beslissing zal voor passend gevolg overgemaakt worden aan de dienst secretariaat.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikelen 40, 161, 285-288, 330-334, 363-367
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen
Het bestuursdecreet van 7 december 2018
Het gemeenteraadsbesluit van 27 september 2023 houdende goedkeuring beheersovereenkomst over een samenwerking op vlak van personeel na de principiële beslissing tot samenvoeging van gemeenten en OCMW’s Galmaarden, Gooik en Herne
Het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2023 houdende de definitieve beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne
Op 1 januari 2025 is de fusie effectief een feit. Vanaf dat ogenblik moet er een eengemaakte dienstverlening aangeboden worden aan de inwoners van de nieuwe gemeente Pajottegem.
Om dit te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat er in 2024 al enkele belangrijke stappen gezet worden ter voorbereiding van deze eenmaking op het niveau van de organisatiestructuur.
Een belangrijk element in deze voorbereiding is het opzetten van één organogram met daarin een duidelijk indeling in afdelingen en diensten.
Het voorliggende organogram is het resultaat van een intensief traject tussen de lokale besturen in co-creatie met administratie en het beleid.
Voor de invulling werd een plan van aanpak uitgewerkt dat inzet op een gedeeltelijke realisatie van het organogram in 2024 via formele selectieprocedures. De opbouw van het personeelsplan werd begeleid door Jurplus.
Ondanks het feit dat het organogram op zich geen onderhandelingsmaterie is, werd dit ontwerp organogram toch eveneens besproken op het vakbondsoverleg op 15 juli 2024.
De huidige werkwijze houdt een aanpassing van het huidige organogrammen en personeelsplannen van de drie gemeenten. De effectieve invulling van de functies zal gebeuren door het bestuur waaraan de functie werd toegewezen in het personeelsplan. Deze werkwijze werd juridisch afgetoetst met het Agentschap Binnenlands Bestuur.
De gemeenten Galmaarden en Gooik zullen de invulling van dit organogram eveneens aan hun gemeenteraad ter goedkeuring voorleggen.
Het blijft echter zo dat de gemeenteraad van de nieuwe fusiegemeente Pajottegem het organogram in 2025 definitief zal moeten vastleggen. De huidige goedkeuring van het organogram bindt het nieuwe bestuur niet.
Artikel 1: De raad keurt het organogram en personeelsplan, dat als resultaat uit het voorbereidend traject van de drie gemeenten is gekomen, goed.
Artikel 2: De raad gaat akkoord met de voorgestelde werkwijze die erin bestaat dat de invullingen van de functies conform alle regelgevende bepalingen zullen gebeuren door één van de drie lokale besturen waarbij volledige transparantie en samenspraak in acht wordt genomen.
Artikel 3: In het kader van de lopende zaken zullen alle toekomstige beslissingen met betrekking tot de invulling van dit organogram steeds in overleg tussen de lokale besturen voorbesproken, voorbereid en uitgevoerd worden op het niveau van de stuurgroep.
Artikel 219 decreet lokaal bestuur.
Artikel 40 & 41 van het decreet over het lokaal bestuur
Artikel 217 tem. artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur waarin wordt bepaald dat een lokaal bestuur dient te beschikken over een organisatiebeheersingssysteem en waarbij het kader dient te worden vastgesteld door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn;
Artikel 592 van het decreet over het lokaal bestuur waarin wordt bepaald dat bestaande regelingen aangaande organisatiebeheersing (interne controle) tot uiterlijk 1 juli 2019 van kracht blijven;
Het besluit van de raad van 26 mei 2021 waarbij het huidig kader voor interne controle werd vastgesteld;
Bestuursdecreet van 7 december 2018 en inzonderheid de bepalingen betreffende actieve en passieve openbaarheid
In de raad van 26 mei 2021 werd goedkeuring verleend aan het algemeen kader organisatiebeheersing en er werd kennis genomen van het implementatieplan organisatiebeheersing (zie exceldocument met als bestandsnaam Herne OB GANTT 20210205.def).
In toepassing van artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur wordt het rapport organisatiebeheersing 2022-2024 ter kennisgeving voorgelegd aan de raad.
De voorliggende rapportering is een oplijsting van verbeteringen of projecten die de afgelopen 2 jaar werden uitgevoerd om de organisatie te verbeteren en de risico’s te beheersen, met aansluitend een overzicht van wat op de planning staat.
De huidige rapportering heeft dus betrekking op de periode van juni 2022 tot mei 2024. In 2023 werd er omwille van de hierna vermelde redenen niet gerapporteerd.
Werken aan organisatieontwikkeling is een dagdagelijkse taak waarvan het werk meestal op de achtergrond gebeurt, niet of nauwelijks zichtbaar is zeker voor de inwoners, verenigingen, bedrijven en bezoekers maar niettemin veel tijd vergt. Het management en de medewerkers zijn zich veelal bewust van deze belangrijke opdracht en van de continu tijdsinvestering die dit vereist.
Het managementteam stelde echter vast dat het onmogelijk was om het kader organisatieontwikkeling, zoals goedgekeurd in de raden van mei 2021, nauwgezet te blijven opvolgen en hierover te rapporteren. Enerzijds was er de nasleep van de Coronacrisis en andere onverwachte uitdagingen zoals de hulpverlening ingevolge de oorlog in Oekraïne, en de afwezigheid van sleutelfiguren in onze organisatie. Daarnaast werd in onze organisatie een bestuurskrachtanalyse uitgevoerd en werd beslist tot een vrijwillige fusie met de lokale besturen van Galmaarden en Gooik. Al deze elementen en zeker de korte voorbereidingstijd (minder dan 2 jaar) voor de fusie hebben een dermate grote impact op medewerkers en diensten dat het onmogelijk was om de verbeteracties zoals opgenomen in het implementatieplan systematisch op te volgen.
Daarnaast werden een aantal beheersmaatregelen die gepland waren (zie exceldocument met als bestandsnaam Herne OB GANTT 20210205.def) ook niet uitgevoerd omdat ze hetzij achterhaald zijn, of omdat ze in het kader van de fusie een andere invulling vereisen en op elkaar moeten afgestemd worden.
artikel 1: De raad neemt kennis van de rapportering van het organisatiebeheerssysteem.
De raad gaat akkoord om de wettelijke bepalingen schriftelijk aan de raadsleden te bezorgen.
Namens OCMW-raad,
Ann Naert
Algemeen Directeur
Kris Poelaert
Burgemeester