Notulen  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1: De notulen van 25 oktober 2023 worden goedgekeurd.

 

Artikel 2: Deze notulen worden elektronisch ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden.

 

Artikel 3: Deze beslissing zal voor passend gevolg overgemaakt worden aan de dienst secretariaat.

Besluit

Artikel 1 : De gemeenteraad neemt kennis van het zittingsverslag van 25 oktober 2023.

 

Artikel 2 : Deze beslissing zal voor passend gevolg overgemaakt worden aan de dienst secretariaat.

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van de verstrekte toelichting.

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van het syntheseverslag van 23 oktober 2023.

 

 

Besluit

Artikel 1

Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering van Fluvius Opdrachthoudende Vereniging d.d. 6 december 2023 met als agendapunten:

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2024 alsook van het door de raad van bestuur opgestelde budget 2024.
2. Statutaire benoemingen.
3. Statutaire mededelingen.

 

Artikel 2

De vertegenwoordiger van de gemeente/stad die zal deelnemen aan de digitale Buitengewone Algemene Vergadering van Fluvius Opdrachthoudende Vereniging op 6 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.

 

Artikel 3

Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Fluvius Opdrachthoudende Vereniging, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e‑mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be.

Besluit

Artikel 1: Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering van de opdrachthoudende vereniging Fluvius West d.d. 11 december 2023:

1. Bespreking in het kader van artikel 4312 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2024, alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting 2024.

2. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig art. 6:114 en volgend WVV

3. Desgevallend aanvaarding uitbreiding aansluiting gemeenten voor (neven)activiteiten.

4. Statutaire benoemingen.

5. Statutaire mededelingen. 

 

Artikel 2: De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de (fysieke of digitale) Buitengewone Algemene Vergadering van de opdrachthoudende vereniging Fluvius West op 11 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.

 

Artikel 3: Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Fluvius West, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be

Besluit

Artikel 1: Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering van de opdrachthoudende vereniging Riobra d.d. 18 december 2023:

 

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2024 alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting 2024.

2. Desgevallend aanvaarding uitbreiding aansluiting gemeenten voor (neven)activiteiten

3. Statutaire benoemingen.
4. Statutaire mededelingen.

 

Artikel 2: De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering van de opdrachthoudende vereniging Riobra op 18 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.

 

Artikel 3: Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde be­slis­singen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vere­niging Riobra, ter attentie van het secre­tariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e‑mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be .

 

 

Besluit

Artikel 1 : Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering van de Opdrachthoudende vereniging PBE d.d. 22 december 2023:

 

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2024, alsook van de door de Raad van Bestuur opgelegde begroting 2024.

      2. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114 en volgende WVV.

      3. Desgevallend aanvaarding uitbreiding aansluiting gemeenten voor (neven)activiteiten

      4. Statutaire benoemingen.

      5. Statutaire mededelingen.

 

Artikel 2 : De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering van de Opdrachthoudende vereniging PBE op 22 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige gemeenteraadsbeslissing.

Artikel 3 : Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de Opdrachthoudende vereniging PBE, ter attentie van het secretariaat, (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be

Besluit

Artikel 1 : De gemeenteraad beslist goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda (inclusief de agendapunten m.b.t. de statutenwijziging) van de Buitengewone Algemene Vergadering TMVS dv van 12 december 2023 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten:

1. Wijziging van vermogen

2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen

3. Evaluatie 2023, te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie 2024 (cfr. artikel 432 Decreet over het Lokaal Bestuur)

4. Begroting 2024 (cfr. artikel 432 Decreet over het Lokaal Bestuur)

5. Statutaire benoemingen

6. Statutenwijziging

6.1. Toelichtende nota bij de statutenwijziging met artikelsgewijze bespreking

6.2. Nieuwe tekst van de statuten

7. Overboeking van het (oorspronkelijk) vast kapitaal (rekening 111 Onbeschikbare inbreng buiten het kapitaal) naar een beschikbare eigenvermogensrekening

8. Overboeking van de in het verleden aangelegde wettelijke reserves (rekening 1311 Statutair onbeschikbare reserves) naar een beschikbare eigenvermogensrekening

9. Volmachten

Varia

Artikel 2 : De raad draagt de aangeduide vertegenwoordiger(s)/plaatsvervangend vertegenwoordiger, met name de heer Lieven Snoeks, op om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de Buitengewone Algemene Vergadering van TMVS dv vastgesteld op 12 december 2023, te onderschrijven en haar/zijn (hun) stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de (gemeente)raad van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde Algemene Vergadering.

 

Artikel 3 :  Een afschrift van dit besluit zal gestuurd worden:

· hetzij per elektronische post, 20231212BAVTMVS@farys.be

· hetzij per post t.a.v. TMVS dv p.a. Farys ov, Stropstraat 1 te 9000 Gent.

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad keurt de begroting 2024 goed volgens de tekst gevoegd bij dit besluit.

Artikel 2: De gemeenteraad neemt kennis van het actieplan 2024 van de intergemeentelijke preventiedienst Pajottenland.

 

Artikel 3: De gemeenteraad keurt het uitleenreglement voor de promillebrillen en de playstation goed volgens de tekst gevoegd bij dit besluit.

 

Artikel 4: Dit besluit wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 385 e.v. decreet lokaal bestuur.

 

Besluit

Artikel 1: In te stemmen met het voorstel tot ontbinding van de projectvereniging Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst Pajottenland (IOED) en met de toetreding van het lokaal bestuur Herne bij ZENDER (Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei) voor de onroerend erfgoedwerking (IOED)

Artikel 2: Akkoord te gaan om de - na ontbinding van de projectvereniging ‘Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei’ - vrijgekomen activa opnieuw in te brengen in de projectvereniging ‘Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei’

 

Artikel 3: Dit besluit wordt meegedeeld aan de dienst vrije tijd, aan de projectvereniging Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst Pajottenland (IOED)en aan ZENDER;

 

Artikel 4: dit besluit wordt bekendgemaakt conform artikel 285 ev decreet lokaal bestuur.

Besluit

Artikel 1: Het leerplan Leer Lokaal van OVSG wordt gebruikt in de school van het gemeentelijk basisonderwijs, met name: GBS De Regenboog, Steenweg Asse 162, 1540 Herfelingen.

Besluit

Artikel 1: De rol van algemeen directeur-coördinator of financieel directeur-coördinator wordt vacant verklaard en zal ingevuld worden na het doorlopen van een selectieproef waarbij een oproep tot kandidaatstelling zal gericht worden tot respectievelijk de algemeen directeurs en de financieel directeurs van Galmaarden, Gooik en Herne.

Artikel 2: De selecties voor de functie van algemeen directeur-coördinator of financieel directeur-coördinator worden geheel uitbesteed aan Poolstok, dat daarvoor een beroep zal doen op het extern selectiebureau Motmans en Partners.

 

Artikel 3: Het samenwerkingsvoorstel van Poolstok volgens de hierna vermelde tekst wordt goedgekeurd.

 
Artikel 4: Poolstok en het door haar aangestelde extern selectiebureau Motmans en Partners voeren de selecties uit in overeenstemming met de rechtspositieregeling en met de opdracht zoals omschreven in het goedgekeurde samenwerkingsvoorstel.

 

Artikel 5: De kosten van de opdracht worden verdeeld volgens de verdeelsleutel vastgesteld volgens het principieel besluit tot vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne.

 

 

 

Samenwerkingsvoorstel voor de selectie van een Algemeen directeur - coördinator en Financieel directeur - coördinator voor de fusie Galmaarden  Herne - Gooik - Galmaarden

Projectnummer 2023 - 47427 

 

Contactpersoon klant:

Kris Poelaert - burgemeester Herne
kris.poelaert@herne.be
0475/47.50.03

 

Contactpersoon Poolstok:

Lissa Buyse - accountmanager
lissa@poolstok.be
0498/49.95.60

De lokale besturen Herne - Gooik - Galmaarden organiseren de procedure voor de rol van algemeen directeur-coördinator en voor de rol van financieel directeur-coördinator.  Voor de coördinatie van de volledige selectieprocedure wenst de klant samen te werken met een externe partner, zijnde Poolstok, dat hiervoor samenwerkt met Motmans & Partners.

Silke Vanheusden, Senior Consultant, is de verantwoordelijke consultant van Motmans & Partners.

Contactpersoon leverancier:

Silke Vanheusden
silke.vanheusden@motmansenpartners.be
0478/57.17.04

A-procedure: een A(dvanced)-procedure vraagt bijzondere aandacht en opvolging door alle betrokken partijen. Poolstok biedt bij deze selectieprocedures bijkomende ondersteuning aan de dienstverlener met als doel om de kwaliteit doorheen het volledige proces te verzekeren. A-procedures gaan uit van een nauwe betrokkenheid van Poolstok.

Dienstverlener Motmans & Partners voorziet een grondige interne kwaliteitscontrole.

1. RELEVANTE DOCUMENTEN

De uitvoering van de selectieopdracht gebeurt conform volgende documenten:

• Bepalingen fusiedecreet
• Verslag intake 08-11-2023
  
  
  
  2. SAMENSTELLING BEOORDELINGSCOMMISSIE

Het fusiedecreet legt geen bepalingen op voor de samenstelling van de beoordelingscommissie. De samenstelling van de beoordelingscommissie moet bevestigd worden als apart punt door de gemeenteraad.
M&P en Poolstok vinden het belangrijk om garant te staan voor een kwalitatieve beoordeling door een commissie met voldoende inhoudelijke expertise. Daarom doet M&P volgend voorstel voor de samenstelling van de beoordelingscommissie:

Iedere commissie bestaat uit 1 senior consultant van Motmans & Partners en minstens 1 externe deskundige met relevante expertise.

Algemeen directeur-coördinator

• Silke Vanheusden - senior consultant M&P
  (back up Sofie Valkeners of Pieter Vandergraesen, senior consultants M&P)
• Marianne Morant – Algemeen directeur coördinator fusie Lochristi – Wachtebeke (31.000 inwoners)
• Tom Thijsmans – Algemeen directeur coördinator Ham – Tessenderlo
  (30.000 inwoners)

Financieel directeur-coördinator

• Silke Vanheusden - senior consultant M&P
  (back up Sofie Valkeners of Pieter Vandergraesen, senior consultants M&P)
• Karolien Alders – Financieel directeur coördinator Ham – Tessenderlo (30.000 inwoners)
• Luc Jolie - Algemeen directeur Aalter en voorzitter Exello.
• Back up: Anne Minsart - Financieel directeur Stad Leuven

 

STARTVERGADERING MET DE BEOORDELINGSCOMMISSIE

Er wordt een startvergadering georganiseerd waarbij concrete afspraken worden gemaakt omtrent de invulling van de proeven en het selectieprogramma.

3. SELECTIEPROGRAMMA

De selectieprocedure wordt gebaseerd op de afspraken uit de intake van 07-11-2023.  

WERVING
Alle potentiële kandidaten worden via mail met leesbevestiging in kennis gesteld van de vacature en de bijhorende timing.
De kandidaatstelling gebeurt via mail bij selectiekantoor Motmans & Partners. Kandidaten krijgen een ontvangstbevestiging van hun kandidatuur.

Motmans & Partners maakt de kandidatenlijst op 04-12-2023 over aan de opdrachtgever. De respectievelijke lokale besturen staan in voor de goedkeuring van de kandidatenlijst op het CBS van 06-12-2023 of 07-12-2023.

De kandidaten ontvangen op 04-12-2023 (bij afsluiting kandidaturen) reeds een uitnodiging voor deelname aan het jurygesprek met proef, onder voorbehoud van goedkeuring kandidatenlijst door het CBS.

 

JURYGESPREK MET PROEF

De afname van het jurygesprek met proef gebeurt door een beoordelingscommissie die is samengesteld uit minstens een externe deskundige met relevante expertise en een senior consultant van Motmans & Partners.

Aan de hand van het jurygesprek met proef worden een aantal elementen beoordeeld (zie competentiegrid onder punt 4 van dit samenwerkingsvoorstel).

Het jurygesprek met proef bestaat uit een interview met voorafgaande case (management case). Hier gebeurt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de rol.

• De kandidaat bereidt de proef schriftelijk voor, tijdens de voorbereidingstijd voor aanvang van het gesprek. De kandidaat licht deze mondeling toe aan de beoordelingscommissie, gevolgd door een bevraging omtrent de case.
• De kandidaten worden aansluitend geïnterviewd (jurygesprek)

 

BEOORDELING

De beoordelingscommissie stelt per kandidaat een schriftelijk rapport op (beschrijvend rapport in volzinnen, sterktes en ontwikkelpunten worden beschreven per criterium).
Ieder afzonderlijk criterium wordt beoordeeld op een 3-puntenschaal, waarbij volgende scores worden gehanteerd:

1: De kandidaat laat deze competentie in voldoende mate blijken, al zijn nog ontwikkelingsmogelijkheden zichtbaar;

2: De kandidaat laat deze competentie in ruim voldoende mate blijken;

3 : De kandidaat geeft op een uitstekende wijze blijk van competentie

Daarnaast krijgt iedere kandidaat een score op 20 punten voor het geheel van de proef waardoor de gemeenteraad kan vaststellen hoe de verschillende kandidaten zich verhouden t.o.v. elkaar.

Tijdens de intake werd vastgelegd om onderstaande competenties/criteria te meten en beoordelen. Er werden linken gelegd tussen de op te nemen taken en het competentiewoordenboek van de Vlaamse Overheid om vanuit een objectief beoordelingskader te werken. In bijlage 1 is een omschrijving van alle opgesomde criteria voorzien.

 

 

 6. PRIJSVOORSTEL

 

 

 7. GDPR

Wat betreft de algemene bepalingen inzake de verwerking van Persoonsgegevens, wordt verwezen naar de Verwerkersovereenkomst tussen Poolstok en Leverancier, die werd opgemaakt op grond van de door ons afgesloten Raamovereenkomst. Het onderstaande dient steeds ter aanvulling op de betrokken Verwerkersovereenkomst.

 

• Doel van de verwerking van de persoonsgegevens:

het uitvoeren van de opdracht zoals bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke

 

-         contactgegevens klant + Poolstok: opmaak samenwerkingsvoorstel + feedback resultaten

-         contactgegevens kandidaten: uitnodiging assessment center + bewaartermijn dossier

 

• Categorieën van betrokkenen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt:

-         medewerkers klant + Poolstok

-         kandidaten klant

 

• Soort persoonsgegevens die worden verwerkt door de leverancier gedurende de opdracht:

-         Contactgegevens (telefoonnummer, email adres, adresgegevens)

-         Facturatiegegevens (klant)

 

• Aard van de verwerking van persoonsgegevens:

-         raadpleging, opslag, beheer, bijwerken

 

• De bewaartermijn van de persoonsgegevens:

de leverancier bewaart de verwerkte persoonsgegevens op adequaat beveiligde wijze gedurende de periode die nodig is voor het uitvoeren van de opdracht en voor wat betreft de onderstaande categorieën persoonsgegevens gedurende de hierna bepaalde periode:

• Zie clausule verwerkersovereenkomst

 

 

• Subverwerkers onder deze opdracht:

/

 8. Bijlage 1: omschrijving criteria

Voor het meten van de gedragscompetenties wordt er gewerkt met de competentieniveaus en gedragsindicatoren uit het  competentiewoordenboek van de Vlaamse Overheid

 

Het meten en beoordelen van relevante beroepservaring wordt gedaan op basis van criteria (kernresultaatsgebieden) uit de functiebeschrijving van algemeen directeur/financieel directeur van VVSG.

 

 

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het principe goed om een selectieprocedure te organiseren voor de invulling van de rollen van algemeen directeur-coördinator en financieel directeur-coördinator ter voorbereiding van een definitieve beslissing tot fusie tussen de lokale besturen Galmaarden, Gooik en Herne. 

 

Artikel 2: De gemeenteraad keurt de competentieprofielen die door externe deskundige Motmans&partners werden voorbereid voor de rollen, vermeld onder artikel 1, als volgt goed:

 

COMPETENTIES	coördinerend algemeen directeur – jurygesprek met proef	coördinerend financieel directeur – jurygesprek met proef
GEDRAGSCOMPETENTIES
Verantwoordelijkheid nemen (niv.3)	X	X
Communiceren (niv.3)	X	X
Samenwerken (niv.3)	X	X
Analyseren (niv.3)		X
Visie (niv.3)	X
Resultaatgerichtheid (niv.3)	X	X
Klantgerichtheid (niv.3)	X	X
Plannen en organiseren (niv.3) – inclusief elementen van voortgangscontrole	X	X
OVERIGE CRITERIA
Relevante beroepservaring/ change management	X	X

 

 

Artikel 3: De gemeenteraad keurt de samenstelling van de selectiecommissies als volgt goed:

 

Algemeen directeur-coördinator:

 

• Silke Vanheusden - senior consultant M&P (back up Sofie Valkeners of Pieter Vandergraesen, senior consultants M&P)
• Marianne Morant – Algemeen directeur coördinator fusie Lochristi-Wachtebeke
• Tom Thijsmans – Algemeen directeur coördinator Ham-Tessenderlo

 

Financieel directeur-coördinator:

 

• Silke Vanheusden - senior consultant M&P (back up Sofie Valkeners of Pieter Vandergraesen, senior consultants M&P)
• Karolien Alders – Financieel directeur coördinator Ham-Tessenderlo
• Luc Jolie - Algemeen directeur Aalter en voorzitter Exello

 

 

Artikel 4: De gemeenteraad keurt het selectieprogramma als volgt goed:

 

WERVING

 

Alle potentiële kandidaten worden via mail in kennis gesteld van de vacature en de bijhorende timing.

 

De kandidaatstelling gebeurt via mail met leesbevestiging bij selectiekantoor Motmans & Partners. Kandidaten krijgen een ontvangstbevestiging van hun kandidatuur.

 

Motmans & Partners maakt de kandidatenlijst op 4 december 2023 over aan de opdrachtgever. De respectievelijke lokale besturen staan in voor de goedkeuring van de kandidatenlijst op het CBS van 6 december 2023 of 7 december 2023.

 

De kandidaten ontvangen op 4 december 2023 (bij afsluiting kandidaturen) reeds een uitnodiging voor deelname aan het jurygesprek met proef, onder voorbehoud van goedkeuring kandidatenlijst door het CBS.

 

JURYGESPREK MET PROEF

 

De afname van het jurygesprek met proef gebeurt door een beoordelingscommissie die is samengesteld uit minstens een externe deskundige met relevante expertise en een senior consultant van Motmans & Partners.

 

Aan de hand van het jurygesprek met proef worden een aantal elementen beoordeeld (zie competentieprofiel)

 

Het jurygesprek met proef bestaat uit een interview met voorafgaande management case. Hier gebeurt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de rol.

 

• De kandidaat bereidt de proef schriftelijk voor, tijdens de voorbereidingstijd voor aanvang van het gesprek. De kandidaat licht deze mondeling toe aan de beoordelingscommissie, gevolgd door een bevraging omtrent de case.
• De kandidaten worden aansluitend geïnterviewd (jurygesprek)

 

BEOORDELING

 

De beoordelingscommissie stelt per kandidaat een schriftelijk rapport op. (beschrijvend rapport in volzinnen, sterktes en ontwikkelpunten worden beschreven per criterium).

 

Ieder afzonderlijk criterium wordt beoordeeld op een 3-puntenschaal, waarbij volgende scores worden gehanteerd:

 

1: De kandidaat laat deze competentie in voldoende mate blijken, al zijn nog ontwikkelingsmogelijkheden zichtbaar;

 

2: De kandidaat laat deze competentie in ruim voldoende mate blijken;

 

3: De kandidaat geeft op een uitstekende wijze blijk van competentie

 

Daarnaast krijgt iedere kandidaat een score op 20 punten voor het geheel van de proef waardoor de gemeenteraad kan vaststellen hoe de verschillende kandidaten zich verhouden t.o.v. elkaar.

 

 

Artikel 5: De gemeenteraad keurt het stappenplan  als volgt goed:

 

 

 

Artikel 6: De opdracht van Motmans&Partners wordt op basis van hogervermelde artikelen geconsolideerd in een samenwerkingsovereenkomst die als bijlage integraal deel uitmaakt van dit besluit.