Artikel 40 decreet lokaal bestuur
Meerjarenplan 2020-2025: beleidsdoelstelling 2. Herne is een bruisende gemeente waarin iedere inwoner volwaardig kan deelnemen aan de samenleving - actieplan: Herne maakt structurele participatie mogelijk voor iedere inwoner - actie 230 Voorzien van een burgerbudget voor iedere deelgemeente
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om het reglement goed te keuren.
Artikel 1: Het reglement houdende de aanwending van een burgerbudget 2020-2025 wordt goedgekeurd volgens de hierna vermelde tekst.
Artikel 2: Dit besluit wordt bekend gemaakt conform artikel 285 ev decreet lokaal bestuur.
Burgerbudget: een burgerbegroting is een proces van democratische besluitvorming, waarbij burgers zelf beslissen hoe een (deel van een) gemeentelijk of overheidsbudget wordt besteed[1].
(Project)indiener: Hieronder wordt verstaan de persoon die hetzij in eigen naam, hetzij in naam van een groep van inwoners, van een minderjarige of van een groep minderjarigen, hetzij als verantwoordelijke voor een feitelijke vereniging of een vereniging zonder winstoogmerk (in casu de operationele leiding of de voorzitter) een project indient.
Feitelijke vereniging: Een feitelijke vereniging is conform het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid beheerst door de overeenkomst tussen partijen[2].
Vzw oftewel vereniging zonder winstoogmerk: Een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) is een groep natuurlijke personen of rechtspersonen die een belangeloos doel nastreven. De vzw heeft een rechtspersoonlijkheid, beschikt over een ondernemingsnummer en bestaat uit ten minste twee personen. De leden van een vzw mogen geen vermogensvoordeel genieten door de vzw. In die zin streeft deze vereniging nooit een commercieel doel na.
Co-creatie: Co-creatie is een vorm van samenwerking, waarbij alle deelnemers invloed hebben op het proces en het resultaat van dit proces, zoals een plan, advies of project.
Het lokaal bestuur Herne heeft bij de opmaak van haar meerjarenplan 2020-2025 de ambitie geuit om de burgerbetrokkenheid bij het beleid alsook de samenwerking tussen de inwoners van de gemeente te vergroten. De introductie van burgerbudgetten is een onderdeel van deze ambitie.
Veel inwoners lopen immers over van goede ideeën en slaan nu al dagelijks de handen in elkaar om initiatieven op poten te zetten. Zo kunnen ze een belangrijke hefboom vormen om te evolueren naar een moderne, duurzame en verbindende gemeente.
Binnen de perken van de in het meerjarenplan voorziene budgetten, wordt een gemeentelijke subsidie gecreëerd waarbij voor alle deelgemeenten van Herne een burgerbudget kan worden verleend van maximum 65000 euro volgens de criteria die in dit reglement beschreven worden.
Met het burgerbudget nodigt het lokaal bestuur Herne haar inwoners, verenigingen en organisaties uit om actief te participeren aan het beleid en in die zin projecten in te dienen en uit te voeren. Om het draagvlak bij de burgers voor deze projecten te vergroten, mogen de inwoners ook via een deliberatieforum mee beslissen over de geselecteerde projectvoorstellen.
De subsidie wordt verleend teneinde participatie, co-creatie en gemeenschapsgevoel tussen de inwoners van het lokaal bestuur Herne te stimuleren. Projectvoorstellen moeten samenwerking tussen burgers faciliteren en een verbindend karakter hebben voor de samenleving. Hierbij kan worden gedacht aan project rond wijkwerking, duurzaamheid, klimaat, mobiliteit van de toekomst, armoedebestrijding etc.
Binnen het principe van het burgerbudget kunnen inwoners van het lokaal bestuur Herne zelf voorstellen indienen. Na een inzamelperiode van drie maanden zullen alle inwoners van het lokaal bestuur Herne de kans krijgen om op ‘een deliberatiedag’ met elkaar in gesprek te gaan en daar samen te beslissen over welk project/welke projecten ze verkiezen om uitgevoerd te worden binnen het kader en met de middelen van het burgerbudget.
Projectindieners van wie het project geselecteerd wordt, hebben vervolgens de verantwoordelijkheid voor de effectieve realisatie ervan. Voor de uitvoering van de nodige werken of levering van diensten mogen zij ook beroep doen op derden.
Het lokaal bestuur Herne heeft in het meerjarenplan voor elke deelgemeente 65000 euro voorzien waarmee burgers zelf aan de slag kunnen gaan via het programma van de burgerbudgetten. Voor elke deelgemeente zal een aparte oproep gelanceerd worden; de verschillende oproepen gebeuren niet gelijktijdig. Bij een oproep voor een specifieke deelgemeente worden projectvoorstellen verwacht die impact hebben op de betreffende deelgemeente.
§1. Wie komt er in aanmerking om deel te nemen aan het programma van de burgerbudgetten:
- Natuurlijke personen (alleen of in groep) vanaf de leeftijd van 14 jaar en gedomicilieerd in Herne. Als de aanvrager minderjarig is, moet een ouder of wettelijke vertegenwoordiger het aanvraagformulier ook ondertekenen waardoor deze zich verbindt alle bepalingen van het reglement na te leven en de minderjarige te begeleiden in de loop van de volledige procedure.
- Feitelijke verenigingen van natuurlijke personen waarvan minstens een meerderheid van de leden gedomicilieerd is in Herne en waarbij een deel van de activiteiten op het grondgebied van het lokaal bestuur Herne plaatsvindt en hoofdzakelijk op de inwoners van Herne gericht is. Hierbij treedt een vertegenwoordiger van de feitelijke vereniging op als contactpersoon en eindverantwoordelijke.
- Vzw’s met maximaal 2,0 VTE in dienst met hun maatschappelijke zetel in Herne of waarvan een deel van de activiteiten op het grondgebied van Herne plaatsvindt of hoofdzakelijk op de inwoners van Herne gericht is.
§2. Wie komt niet in aanmerking om deel te nemen:
- Personeelsleden van de gemeente, personeelsleden van OCMW Herne en gemeentemandatarissen mogen geen projecten indienen maar mogen wel meewerken aan ingediende projecten.
§1. Het College van burgemeester en schepenen voert een ontvankelijkheidstoets uit om na te gaan of een ingediend projectvoorstel in aanmerking komt voor de subsidie van het burgerbudget. Hierbij wordt er gekeken naar de volgende elementen:
- Het project moet realiseerbaar zijn voor het einde van december 2024.
- Het project moet uitgevoerd worden in de deelgemeente waarvoor de specifieke oproep werd gelanceerd.
- Het project moet uitgevoerd kunnen worden met een subsidiebedrag van 65000 euro. (Let op: de totale kosten van het project mogen dit bedrag wel overschrijden maar de totale subsidie zal niet meer zijn dan 65000 euro. Dat wil zeggen dat indieners ook met andere financiering ook mogen bijdragen aan het project b.v. eigen middelen, sponsoring, andere subsidies van Vlaanderen of Europa etc.). Over deze bijkomende middelen moet bij indiening een zekerheid bestaan inzake toekenning dus er moet een ondertekende verklaring dienaangaande aangeleverd worden.
- Het project moet een duurzaam karakter in de tijd hebben, dit wil zeggen dat het een blijvend resultaat moet hebben (iets waar de inwoners gedurende langere tijd gebruik van kunnen maken en dus geen eenmalig evenement met eenmalige impact).
- Projecten zijn maximaal inclusief, ze hebben dus geen uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter (vanwege het uitsluitend karakter daarvan).
- Projecten zijn nieuw. Reeds opgestarte projecten – zeker als ze in een ver stadium van uitvoering zitten of reeds afgelopen zijn voor de uiteindelijke indiendatum komen niet meer in aanmerking.
- Projecten hebben steeds een communicatief onderdeel, d.w.z. bij de start, tijdens de uitvoering of bij de realisatie van de projecten, er steeds een toonmoment georganiseerd wordt voor stakeholders en deelnemers. Hierbij vormt het lokaal bestuur Herne steeds een onderdeel van de communicatie (bv. door het gebruik van het logo en vermelding in online/offline teksten die voor promotie en publiciteit bestemd zijn).
§2. Naast de ontvankelijkheidscriteria voldoet een projectvoorstel ook aan de volgende kwalitatieve criteria (die ook worden meegenomen in de selectieprocedure):
- Het project heeft bij voorkeur een innovatieve aanpak.
- Het project moet een verbindend karakter hebben voor de samenleving, in het bijzonder voor de gemeenschap van de betreffende deelgemeente.
- Het project moet voldoende impact hebben op de betreffende deelgemeente.
- Het project moet het algemeen belang dienen (en niet het individueel of commercieel belang) en in die zin ook voldoende gedragen zijn in de deelgemeente, buurt of wijk.
§3. Projectvoorstellen die niet in aanmerking komen zijn deze die:
- Enkel impact hebben in de privésfeer;
- Een louter commerciële focus hebben;
- De reguliere werking van een organisatie financieren;
- Uitsluitende focussen op religie, ideologie of politiek;
- Niet voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria beschreven in artikel 4.
§1. Personen, groepen of organisaties conform ‘Artikel 3 – Doelgroep’ kunnen via het invulformulier dat op de website van lokaal bestuur Herne staat projecten indienen. Het invulformulier met bijlagen moet worden ingezonden naar het volgende e-mailadres: communicatie@herne.be. Iedereen die een projectvoorstel indient, verklaart akkoord te gaan met het vooropgestelde reglement. Een niet volledig ingevuld formulier maakt het projectvoorstel onontvankelijk.
§2. Projectvoorstellen kunnen worden ingediend vanaf 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2023.
§3. Het College van burgemeester en schepenen beslist of een projectvoorstel ontvankelijk is en of het dus in aanmerking kan komen voor de subsidie in het kader van het burgerbudgetproject.
§4. Elk projectvoorstel is voorzien van een persoonlijk door de projectindiener ondertekende verklaring op eer. Hiermee bevestigt de indiener de juistheid van wat er in het projectvoorstel staat en verklaart hij zich akkoord het voorliggende subsidiereglement. De verklaring op eer is juridisch bindend. Indien er misbruiken, fraude of belangenvermenging wordt vastgesteld, zal lokaal bestuur Herne juridisch actie kunnen ondernemen.
§1. De projectvoorstellen die ontvankelijk worden verklaard, worden nauwkeurig bijgehouden door de het lokaal bestuur Herne en gepresenteerd op een deliberatiedag waar alle burgers van het lokaal bestuur Herne kunnen kennismaken met de projecten. Op het einde van de deliberatiedag zal in samenspraak met alle deelnemers ter plaatse collectief beslist worden naar welk(e) project(en) het subsidiebedrag zal gaan. Het College van burgemeester en schepenen bekrachtigt hierna officieel de beslissing van de deliberatiedag en beslist hoeveel budget er concreet naar welk project gaat.
§2. De projectindieners van het geselecteerd project/de geselecteerde projecten die de subsidie kunnen ontvangen, zullen na de beslissing schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
§3. De projectindieners zullen samen met het lokaal bestuur Herne een implementatieplan opstellen met deadline en terugkoppelmomenten.
§4. Dit implementatieplan is rechtstreeks verbonden met het uitbetalingsplan (cf. infra).
§5. De toekenning van de burgerbudgetten (subsidies) moeten steeds worden bekrachtigd door het College van burgemeester en schepenen.
§1. Subsidies mogen enkel ingezet worden voor de kosten die opgenomen zijn in het projectvoorstel. Kosten die niet opgenomen zijn in het kostenplan van het projectvoorstel zijn nooit subsidiabel.
§2. De subsidies worden ingezet ter realisatie van projecten die duurzaam zijn in de tijd. Enkel de kosten die hiermee verband houden, zijn subsidiabel. Het kan hierbij gaan om kosten voor investeringen, apparatuur, externe prestaties, werkingskosten en eventueel personeelskosten voor zover deze verband houden met het project. Dit verband moet duidelijk aantoonbaar zijn.
§2. De indieners moeten alle gemaakte kosten aantonen met bewijsstukken in de vorm van facturen, kostennota’s en daaraan gerelateerde betalingsbewijzen. Subsidies die niet besteed zijn (indien het kostenplan niet volledig gerealiseerd werd) of die niet rechtmatig werden besteed (hetgeen bewezen dient te worden met facturen en betalingsbewijzen, zullen worden teruggevorderd.
§3. Subsidies mogen niet gebruikt worden voor vrijwilligersvergoedingen.
§4. Subsidies mogen niet gebruikt worden voor kosten waarvoor al financiering is voorzien in het meerjarenplan van het lokaal bestuur Herne of waarvoor reeds door het lokaal bestuur Herne subsidies werden toegekend.
§5. Cofinanciering van een projectvoorstel met eigen of andere financiële middelen (bv. sponsoring door een derde partij) is toegelaten op voorwaarde dat de indiener hierover transparant communiceert met het lokaal bestuur Herne (duiding via een financieringsplan en ondertekende cofinancierings- of sponsorverklaring moet dan toegevoegd worden). Dubbelfinanciering (d.w.z. vanuit diverse financieringsbronnen eenzelfde kost dekken) is nooit toegelaten.
§6. Indien er i.k.v. het project door een vzw personeelskosten worden gebracht, dan moeten deze bewezen worden aan de hand van urenstaten voorzien van een handtekening door de operationele leiding (algemene directie) of door de voorzitter van de raad van bestuur van de organisatie.
De bepalingen van de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen zijn van toepassing op de toegekende subsidies.
§7. Uitbetalingen van de subsidies:
Elk goedgekeurd project kan bij de start van het project rekenen op de uitbetaling van een voorschot van 40% van de toegekende subsidie doch enkel als alle verplichte elementen aanwezig zijn en enkel nadat de opstartvergadering met de diensten van het lokaal bestuur Herne heeft plaatsgevonden.
De uitbetaling van het saldo gebeurt vervolgens telkens op de volgende momenten en volgens de volgende modaliteiten:
- Een tweede 40% van de toegekende subsidie wordt uitbetaald wanneer tijdens een tussentijdse opvolgingsvergadering door de diensten van de gemeente wordt vastgesteld dat het project zowel in inhoudelijke termen (realisatie van de doelstellingen van het project ) als in financiële zin (realisatie projectkosten zoals opgenomen in het kostenplan van het projectvoorstel) op schema zit. Indien dit niet het geval is, wordt samen met de gemeente bekeken hoe de situatie geremedieerd kan worden.
- De resterende 20% (eindsaldo) wordt uitbetaald na een succesvolle inhoudelijke (eindrapport i.s.m. de gemeente) oplevering van het project inclusief de omvattende declaratie van facturen en kostennota’s en de daarmee verband houdende betalingsbewijzen.
De uitbetaling van voorschotten en het eindsaldo kunnen door het lokaal bestuur Herne worden stopgezet indien een project niet voldoende op schema zit, zowel op inhoudelijke vlak en/of op financieel vlak.
§1. Elk project dat een subsidie krijgt toegekend, moet gerealiseerd worden voor 31 december 2024.
§2. Het college van burgemeester en schepenen sluit samenwerkingsovereenkomsten met de indieners van de projecten die door het deliberatieforum werden verkozen voor de invulling van de subsidie van maximum 65000 euro. Daarin wordt minimaal opgenomen:
- het doel en de activiteiten van het project;
- het omvattende kostenplan voor het project
- het financieringsplan (dit laatste indien er nog van andere financieringsbronnen zoals sponsoring of giften gebruik wordt gemaakt);
- het bedrag van de uitbetalingsschijven;
- de tijdsfasering;
- welke natuurlijke personen of rechtspersonen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het project;
- de modaliteiten van de uitbetaling van de subsidie.
§3. Tussentijdse opvolgingsvergaderingen tussen subsidieontvanger en gemeente (subsidiënt) hebben de bevoegdheid om, na bekrachtiging door het schepencollege, de subsidiëring van projecten stop te zetten indien bv. gebrekkige projectrealisatie (in tijd of in inhoudelijke termen) of bewust wanbeheer van het project en de daaraan toegekende subsidie, of zelfs belangenvermenging of misbruik wordt vastgesteld. Het lokaal bestuur Herne heeft het recht om juridische actie te ondernemen (cf. supra).
Het College van burgemeester en schepenen bepaalt wanneer een nieuwe oproep (naar een nieuwe deelgemeente) gelanceerd wordt in het kader van het reglement ‘burgerbudget Herne’ en zal na elke beslissing een communicatie organiseren via een persbericht en online communicatie via de website van de gemeente en haar sociale media.
Voor elke nieuwe lanceringsoproep in het kader van dit reglement wordt het totale subsidiekrediet van die oproepronde en de concrete timing van elke fase in de procedure goedgekeurd op het college van burgemeester en schepenen.